Sua associação, com IA.

O que era

Uma associação de pacientes, sem funcionários, mantida por voluntárias. O cadastro de associados vivia em uma planilha, as dúvidas chegavam pelo WhatsApp, sempre as mesmas, e a informação dependia da memória de quem estava há mais tempo.

O que foi feito

• Sistema de gestão e cadastro: associados, voluntárias, eventos e tarefas em um lugar só, com acesso por senha e cópia de segurança diária.
• Assistente para as dúvidas comuns: responde o que já está escrito nos materiais da associação, com a redação aprovada pela diretoria, e encaminha para uma pessoa o que não sabe.
• Resumo automático: um relatório periódico para a diretoria, escrito a partir dos dados do sistema, sem alguém precisar compilar.

O que envolve dado de saúde dos associados ficou fora do assistente, por decisão da diretoria e pela regra da proteção de dados.

O que mudou

O cadastro e as tarefas das voluntárias deixaram de depender da memória de uma pessoa, e as pessoas cadastradas no assistente têm resposta às dúvidas comuns na hora.

O que fica como lição

Em uma associação, o limite pesa tanto quanto o ganho. Decidir o que o assistente não responde, e para quem encaminha, foi a conversa mais longa do projeto, e é a mesma pergunta que o diagnóstico faz a qualquer negócio: onde a IA não entra.